Organisatorische Anforderungen

• Analyse der Ausgangssituation

  In einem ersten Schritt sollte die individuelle institutionelle Ausgangssituation analysiert und der spezifische Bedarf geklärt werden. Es sollte geprüft werden, in welchen Bereichen die Möglichkeit der Langzeitverfügbarkeit benötigt wird oder wo bereits bestehende Infrastrukturen, beispielsweise im Rahmen der NFDI, genutzt werden können.

• Abschätzung des Speicherbedarfs

  Für eine allgemeine Planung sollte eine ungefähre Abschätzung des voraussichtlichen jährlichen Speicherbedarfs vorgenommen werden. Mit Hilfe des Kostenmodells der ZDI kann somit eine Prognose für die auf die Einrichtung zukommenden Kosten getroffen werden.

• Etablierung einer Finanzierungsstruktur

  Um die Langzeitverfügbarkeit zu ermöglichen, muss eine dauerhafte institutionelle Finanzierungsstruktur geschaffen werden. Insbesondere im Bereich der Forschungsdaten sollte geregelt werden, wie eine dauerhafte Finanzierung sichergestellt werden kann.

• Aufbau der dezentralen Infrastruktur

  Ein wichtiger Faktor für die institutionelle Infrastruktur ist die Festlegung der verantwortlichen Ansprechpartner. Für die dauerhafte technische Betreuung sowie die Umsetzung der Anbindung an die zentrale Infrastruktur wird technisches Personal benötigt. Für den Bereich der Forschungsdaten können darüber hinaus weitere Personen erforderlich sein, die beispielsweise für die Kuratierung der Daten zuständig sind.

• Einführung einer Preservation Policy

  Generell regelt eine Preservation Policy den Umgang mit digitalen Objekten im Hinblick auf die Langzeitarchivierung. Neben der allgemeinen Preservation Policy der ZDI kann auch auf institutioneller Ebene eine entsprechende Policy erlassen werden.

• Schaffung von Awareness

  Insbesondere im Bereich der Forschungsdaten sollte über das Thema Langzeitverfügbarkeit informiert werden. Dies kann beispielsweise in Schulungen oder Beratungen für Forschende im Bereich des Forschungsdatenmanagements integriert werden, um zum Beispiel auch frühzeitig auf die Wahl eines geeigneten Dateiformats hinzuweisen.